MOAI.LU - PUBLIC

Afin d’améliorer l’interactivité de la pratique de la MOAI.LU, la présente foire aux questions (FAQ) a été mise en ligne pour nos membres. Véritable forum d’échanges et de retours d’expériences, cette nouvelle fonctionnalité du site de l’OAI est un outil supplémentaire visant une mise à jour régulière de la méthodologie.

Les membres peuvent donc déposer leurs questions, observations et suggestions pour lesquelles, après étude, des éléments de réponse seront introduits sur la présente FAQ. Il est possible que la question initiale posée soit reformulée afin de pouvoir apporter une réponse généralisée ayant une portée plus importante et ce afin de toucher le plus grand nombre.

Vous pouvez poser vos questions via le formulaire.

Vous trouverez ci-dessous les réponses aux questions fréquement posées.

1. Quels sont les avantages de la méthode de collaboration MOAI ?
   
   La méthode de collaboration MOAI encourage ses membres à accentuer encore les efforts entrepris pour consacrer une véritable culture de services coordonnés et ce afin de répondre aux besoins et expectatives accrues des maîtres d’ouvrages en matière de programmation, de qualité durable, de respect du budget et du délai ainsi que de gestion efficiente du projet.
   
   La méthode de collaboration promeut, pour gagner en efficience, productivité et fiabilité, une bonne communication au sein de l’équipe de maîtrise d’œuvre. Cette communication est indispensable, d’une part, pour pouvoir traiter les problèmes le plus en amont possible (répartition des tâches, synchronisation, définition des coûts de base, gestion des interfaces, …) et, d’autre part, pour disposer d’une connaissance mutuelle accrue des différents intervenant et de leur manière d’appréhender le projet.
   
   
2. Est-ce que la méthode de collaboration MOAI est couverte par les contrats types appliqués dans le secteur public ?
   
   La méthode de collaboration OAI s’inspire fortement des pratiques ayant cours sur les projets Etat/ABP. Pour les contrats types d’autres acteurs publics, des négociations sont en cours afin de les synchroniser avec la MOAI. Il est toujours judicieux de se concerter entre membres de la Maîtrise d’œuvre par rapport aux prestations couvertes par les contrats respectifs, afin de déterminer les éventuelles lacunes. Si des prestations indispensables pour une bonne collaboration MOAI ne seraient pas couvertes par un ou plusieurs contrats, il est recommandé d’en avertir le maître d’ouvrage et de négocier une adaptation du contrat, voire des suppléments pour des prestations complémentaires.
   
   
3. Comment sont réparties les responsabilités des différents membres de la MOAI ?
   
   La maîtrise d’œuvre OAI est constituée par une équipe qui conçoit et gère le projet jusqu’à la réception par le maître d’ouvrage. La maîtrise d’œuvre comprend l’architecte, l’ingénieur génie-civil (structures et infrastructures), et l’ingénieur génie technique (techniques du bâtiment). D’autres acteurs peuvent compléter la maîtrise d’œuvre en fonction de la complexité de la mission (Organisme agréé, Expert feu, Acousticien, …).
   
   Le maître d’ouvrage indique clairement la nature de la mission qu’il confie à l’architecte, aux ingénieurs-conseils et autre membre de la maîtrise d’œuvre. L’Architecte, les ingénieurs-conseils et autre membre de la maîtrise d‘œuvre formalisent un contrat en réponse à la demande du maître d’ouvrage, comprenant les prestations qui seront fournies et les honoraires associés. Il faut veiller à ce que les contrats négociés couvrent toutes les prestations requises pour une collaboration suivant la MOAI. (Voir également question 2).
   
   Des tableaux définissant les prestations de chacun des membres de la MOAI (architecte, l’ingénieur génie-civil, l’ingénieur génie technique) ainsi que les interfaces entre les différents membres ont été développés et se trouvent disponible dans le corpus documentaire MOAI.LU. Les responsabilités y sont clairement définies.
   
   
4. Que faire en cas de différends ?
   
   Les différends doivent être réglés de manière collégiale et doivent trouver une solution concertée dans l’intérêt de chaque projet.
   
   L’origine de divergences d’opinions provient souvent d’interfaces floues entre membres de la MOAI : afin de clarifier les interfaces entre chaque membre de la maîtrise d’œuvre l’OAI a développé une liste des interfaces (cf. Fiche de travail MOAI.LU N°13). Bien d’autres documents appartenant au corpus documentaire MOAI.LU peuvent être utilisés afin de lever des malentendus, on peut citer par exemple la Fiche de travail N°12 au sujet de la gestion des réservations / tubages et intégrations dans les ouvrages.
   
   Nous nous permettons de référer à la circulaire N°23¹ aux membres de l’OAI traitant de la collaboration entre membres OAI / MOAI / « Code of behaviour ».
   
   
5. Est-ce qu’il existe des moyens pour communiquer la plus-value aux Maîtres d’ouvrages et au grand public ?
   
   L’OAI a lancé par le passé une large campagne de communication à destination des maîtres d’ouvrage publics et privés au sujet de la maîtrise d’œuvre OAI, cette initiative perdure aujourd’hui au quotidien dans les contacts réguliers qu’a l’OAI avec eux. Il peut être cité en exemple dernièrement la présentation de la MOAI au Fonds Belval et Fonds du Logement dans le cadre des négociations en vue d’aboutir à des contrats-types de maîtrise d’œuvre globale.
   
   En particulier, un cycle de séances d’informations envers les communes au sujet de la MOAI a débuté en 2019, interrompu par la crise Covid-19. Il reprendra dans le cadre de la prochaine mise à jour du corpus documentaire MOAI.LU.
   
   D’autre part, l’OAI a mis sur pied un accompagnement des équipes de maîtrise d’œuvre désireuses d’optimiser leur collaboration au bénéfice de leur maître d’ouvrage et in fine de l’utilisateur final et ce selon la méthodologie MOAI. Les projets-pilotes sélectionnés bénéficient d’un coaching OAI personnalisé à cet effet et peuvent se prévaloir auprès de leur maître d’ouvrage et du grand-public de cet engagement fort.
   
   
6. Est-ce que la MOAI prend bien en compte le domaine « Information & Communication Technology (ICT)» vu la spécificité de celui-ci en termes de réseau et câblage IT, des locaux techniques d’étage, des opérateurs, des systèmes IoT,…?
   
   Le métier de l’expert ICT est un sous-domaine de l’expertise de l’ingénieur-conseil en génie technique. Le tableau général des prestations respectivement la fiche de travail complémentaire FC.13 « Liste des interfaces » peuvent être complétés projet par projet par la maîtrise d’œuvre afin de bien isoler les tâches de chacun respectivement les limites de prestations, tout en assurant un service complet envers le maître d’ouvrage par la maîtrise d’œuvre.
   
   
7. Les phases projets seront-elles nommées de la même manière entre la MOAI.LU et les contrats-types ?
   
   Un groupe de travail étudie la faisabilité d’utiliser le même vocable pour les phases de prestations de la MOAI transversalement aux contrats-types. Les contrats-types Etat/ABP respectent à priori bien les phases de prestations MOAI.
   
   
8. Les fiches de travail MOAI peuvent-elles être mises à disposition en format Word ou Excel ?
   
   Afin de permettre aux membres de manipuler plus facilement le tableau général des prestations ainsi que la liste des interfaces en les adaptant aux caractéristiques spécifiques de leurs projets, une version modifiable en format Word est mise à disposition sur le site OAI.
   
   En cas d'utilisation de ces versions Word, il faudra informer clairement les partenaires de la maîtrise d'œuvre et, le cas échéant, le maître d'ouvrage que les documents ont pour base les documents développés par l’OAI (ainsi que la date de version), mais qu'ils ont été modifiés par rapport au document original. Les modifications apportées au document original doivent être clairement identifiables.
   
   D’autre part, les fiches FC.15 « Vérification, approbation des plans et documents » et FC.19  « Réception des travaux » ont été pourvues de champs modifiables pouvant être remplis donnant flexibilité aux caractéristiques spécifiques des projets.
   
   
9. Au vu de l’importance croissante des calculs de planning, estimation des ressources etc. est-ce qu’il ne serait pas judicieux de prévoir une formation en MS Project (ou autre) ?
   
   Le partenaire House of Training (customer@houseoftraining.lu) peut être contacté en la matière par les membres au sujet de formations généralistes.
   
   Pour mémoire, l’OAI a décidé de développer en interne des outils qui peuvent aider notamment ces bureaux membres de moins de 10 personnes à assurer les suivis financiers de projet et de bureau sans qu’aucun investissement financier ne soit à prévoir.
   
   L’OAI a dans un premier temps répondu à ce besoin par la production de deux fichiers Excel. Il s’agit des fichiers « suivi de projet » et « suivi financier » que vous trouverez en tant que note professionnelle n°77 dans la documentation OAI.
   
   
10. Serait-il intéressant d’intégrer les pilotes dans le processus MOAI et de les former en la matière dans le cadre d’une vision commune avec les concepteurs ?
    
    Les formations MOAI sont ouvertes à tous, bureaux PM donc inclus, qu’ils soient membres de l’OAI ou pas.
    
    D’autre part, une fiche de travail MOAI présentant les tâches du Maître d’Ouvrage est en cours d’élaboration.